上班族這樣寫mail超不專業！職場信件6大NG行為快避開

2024-01-17 16:00 Social Lab社群實驗室

《Social Lab社群實驗室》本次透過《OpView社群口碑資料庫》追蹤近一年內「職場信件NG行為」話題的網路聲量表現，帶您了解網友熱議的六大職場信件NG行為。

本文亮點

假日、下班後寄信太擾民！發錯Email無法撤回好尷尬

(圖片來源:Unsplash)

在現代職場中，電子郵件已經成為日常溝通的重要工具，可以促進我們與工作夥伴快速交流。然而，看似簡單好操作的Email，其實隱藏著許多需要注意的細節，若是使用不當，還可能會對專業形象與工作效率造成負面影響。因此，我們本次就針對「職場郵件NG行為」進行觀測，快來看看有哪些地雷要避開！

假日、下班後寄信太擾民！發錯Email無法撤回好尷尬

▲ 網友熱議TOP6職場信件NG行為網路聲量排行榜

觀察近一年內網友針對「職場信件NG行為」的相關話題討論，發現「寄信時間」其實大有學問，例如在假日、下班時間寄送郵件，可能會讓收件者感到負擔或困擾。對此就有網友表示「週末收到工作訊息真的很煩躁」，引發許多共鳴「不喜歡私人時間處理公事」、「下班看到訊息會很難放鬆」、「可以回：已收到，星期一處理」等。另外，也有網友指出「上午10點」及「下午3點」是郵件的黃金發送時段，這時工作者的效率通常較高，郵件被閱讀的機率也大幅提升；而到了下午5點後，很多人開始準備下班，查收郵件的效率較低，想要傳達的訊息就很容易被忽略或擱置。

此外，在工作時若不慎發送「錯誤信件」，可能會導致相當尷尬的局面，輕則有損個人的專業形象，重者甚至會使得企業機密資料外洩。有民眾就在討論區請益「工作時誤發郵件怎麼辦」，吸引熱心網友解答「在Outlook中只要收件者還沒開啟郵件，就有機會能在寄件備份將郵件收回」、「Gmail的郵件在發送後，畫面左下方會出現取消傳送的選項」，可以自行設置5到30秒的撤銷時限，超出時間後便無法收回訊息。而如果無法順利撤回，建議先檢視郵件存在的問題，是發送給錯誤的收件者、內文或附件有誤，還是僅僅是拼寫錯誤等，再根據錯處採取相應的措施，發送更正與道歉郵件。

在電子郵件的交流中，正確書寫收件者的「姓名」格外重要，也是維持良好職場關係的關鍵，一旦出現寫錯或未標明姓名的情況，就可能會讓對方感到不受尊重，留下不禮貌、不真誠的印象。即有網友表示「不喜歡遇到沒有寫清楚名字、想商業合作的郵件」，直言「廣發信感覺很沒誠意」，引起網友討論「還有打錯名字的，真的有夠沒禮貌」、「我也對廣發信觀感不好，覺得應該也不缺我合作啦」等。同時，「稱謂」也是郵件禮節的重點，我們可以根據與收件者的關係、職務級別，以及熟絡程度來選擇適當的稱呼，增強郵件的禮貌性與親和力。

你還知道哪些職場信件的NG行為呢？如果想要避免發送錯誤訊息，最重要的就是在發送前認真檢查信件內容，確保郵件具有清晰的主旨，並且正確的放上附件檔案，收件者、CC（副本）與BCC（密件副本）人數確認無誤等，最後也別忘了在結尾處添加署名與簽名檔，留下聯繫方式促進溝通效率。通過這些細心的檢查，可以讓郵件在職場交流中發揮積極作用，幫助我們避開Email地雷行為，順利完成工作任務！