上班族這樣寫mail超不專業!職場信件6大NG行為快避開

2024-01-17 16:00

《Social Lab社群實驗室》本次透過《OpView社群口碑資料庫》追蹤近一年內「職場信件NG行為」話題的網路聲量表現,帶您了解網友熱議的六大職場信件NG行為。

本文亮點

  • 假日、下班後寄信太擾民!發錯Email無法撤回好尷尬

(圖片來源:Unsplash)

在現代職場中,電子郵件已經成為日常溝通的重要工具,可以促進我們與工作夥伴快速交流。然而,看似簡單好操作的Email,其實隱藏著許多需要注意的細節,若是使用不當,還可能會對專業形象與工作效率造成負面影響。因此,我們本次就針對「職場郵件NG行為」進行觀測,快來看看有哪些地雷要避開!

假日、下班後寄信太擾民!發錯Email無法撤回好尷尬

網友熱議TOP6職場信件NG行為 網路聲量排行榜

 ▲ 網友熱議TOP6職場信件NG行為 網路聲量排行榜

觀察近一年內網友針對「職場信件NG行為」的相關話題討論,發現「寄信時間」其實大有學問,例如在假日、下班時間寄送郵件,可能會讓收件者感到負擔或困擾。對此就有網友表示「週末收到工作訊息真的很煩躁」,引發許多共鳴「不喜歡私人時間處理公事」、「下班看到訊息會很難放鬆」、「可以回:已收到,星期一處理」等。另外,也有網友指出「上午10點」及「下午3點」是郵件的黃金發送時段,這時工作者的效率通常較高,郵件被閱讀的機率也大幅提升;而到了下午5點後,很多人開始準備下班,查收郵件的效率較低,想要傳達的訊息就很容易被忽略或擱置。

此外,在工作時若不慎發送「錯誤信件」,可能會導致相當尷尬的局面,輕則有損個人的專業形象,重者甚至會使得企業機密資料外洩。有民眾就在討論區請益「工作時誤發郵件怎麼辦」,吸引熱心網友解答「在Outlook中只要收件者還沒開啟郵件,就有機會能在寄件備份將郵件收回」、「Gmail的郵件在發送後,畫面左下方會出現取消傳送的選項」,可以自行設置5到30秒的撤銷時限,超出時間後便無法收回訊息。而如果無法順利撤回,建議先檢視郵件存在的問題,是發送給錯誤的收件者、內文或附件有誤,還是僅僅是拼寫錯誤等,再根據錯處採取相應的措施,發送更正與道歉郵件。

在電子郵件的交流中,正確書寫收件者的「姓名」格外重要,也是維持良好職場關係的關鍵,一旦出現寫錯或未標明姓名的情況,就可能會讓對方感到不受尊重,留下不禮貌、不真誠的印象。即有網友表示「不喜歡遇到沒有寫清楚名字、想商業合作的郵件」,直言「廣發信感覺很沒誠意」,引起網友討論「還有打錯名字的,真的有夠沒禮貌」、「我也對廣發信觀感不好,覺得應該也不缺我合作啦」等。同時,「稱謂」也是郵件禮節的重點,我們可以根據與收件者的關係、職務級別,以及熟絡程度來選擇適當的稱呼,增強郵件的禮貌性與親和力。

你還知道哪些職場信件的NG行為呢?如果想要避免發送錯誤訊息,最重要的就是在發送前認真檢查信件內容,確保郵件具有清晰的主旨,並且正確的放上附件檔案,收件者、CC(副本)與BCC(密件副本)人數確認無誤等,最後也別忘了在結尾處添加署名與簽名檔,留下聯繫方式促進溝通效率。通過這些細心的檢查,可以讓郵件在職場交流中發揮積極作用,幫助我們避開Email地雷行為,順利完成工作任務!

本分析報告使用《OpView社群口碑資料庫》,針對指定議題進行文本分析


觀測期間: 2022/12/01-2023/12/20


觀測來源: 討論區、社群網站、新聞、部落格(排除抽獎文)

《Social Lab社群實驗室》調查結果之圖文,如需引用請註明出處】

 

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