職場AI革命! 破解工作日常亂象 一鍵搞定時間優先順序
在現代職場中,每天都面臨著多重任務和不斷突發的干擾,如何有效安排優先順序,成為保持高效率的關鍵呢?幸運的是,現在有各式各樣的協作工具,生成式AI(如Chat gpt、Microsoft Teams內建的Copilot、Google Meet的Gemini)可以成為你的時間管理助手,幫助你專注重要事務。
時間管理
要求生成式AI顯示所有的工作和排定的時間;例如,「在接下來的三天我有什麼計畫?請給我一份詳細清單」。生成式AI還可以為你的行事曆分類,比如個人任務、一對一會議、工作會議、工作坊、活動和私人時間等。
試試看:要求生成式AI製作一個表格,把本週會議按照[請自行指定類別]分類。
試試看:要求生成式AI分析你的每週待辦事項清單,根據你指定的緊急程度和重要性對任務進行排序和摘要。
試試看:要求生成式AI從電子郵件信箱找出標記為「緊急」的待處理會議邀請,並依照截止日期列出清單。
要求生成式AI根據你的待辦事項清單和排定時間提出建議;例如,「關於季度業務審查,根據先前的電子郵件[請自行指定郵件],建議與[請自行指定對象]安排協調會議」。生成式AI還可以根據任務的優先順序,建議更改日程安排。
要求生成式AI從最近往來的電子郵件、聊天紀錄、筆記或文件檢索相關資訊,為通話、活動、會議或工作坊做準備。
試試看:請生成式AI列出你在之前的會議或郵件中同意的執行項目,並根據你提供的議程說明你在即將舉行的會議中預計扮演的角色。
試試看:請生成式AI就即將在工作坊與[請自行指定對象]討論的新產品功能,生成五個討論要點。請把焦點放在[請自行指定文件]。
如果無法參加某個線上會議,生成式AI可以幫你歸納會議內容;例如,「如果講者有分享文件,請簡單概述內容」。並且告訴你會議的討論重點和執行項目;例如,「後續步驟是否指派給我負責?期限是什麼時候」。生成式AI可以代替你參加會議、轉錄會議內容或分析會議紀錄(錄音或錄影)。
試試看:請生成式AI就[請自行指定主題]找出你必須追蹤的問題或討論。
摘要整理
如果每天都被大量來自電子郵件、簡報、冗長文件和報告的資訊淹沒,要看完這些內容並歸納重點便是一大挑戰。
生成式AI可以幫忙總結和解讀資訊,靈活處理不同類型的輸入,並且輸出你要的東西;例如,可能有不同的風格和格式的摘要,像是表格、條列事項、執行摘要、簡短備忘錄等。
假設你需要在半小時內審閱一份三十頁的文件。由於時間不夠,你幾乎只能閱讀執行摘要和第一部分。然而,你擔心可能會錯過一些重點,無法做出合理建議。你可以要求生成式AI摘要這份文件,建立要點清單,並注明每個要點來自哪個章節或哪一頁。
試試看:請生成式AI為即將舉行的活動報告[請自行指定報告]撰寫摘要。
摘要應凸顯這份報告的重要觀察,而且不超過四段。
試試看:請生成式AI比較同個主題的兩篇文章,簡要列出文章一[請自行指定文章]與文章二[請自行指定文章]的差異和共同點。
本文摘自:《職場人的生成式AI工作法》,艾麗莎.法瑞(Elisa Farri)、賈布里.羅薩尼(Gabriele Rosani)著,天下文化出版
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